De aanleiding

Unicef huist sinds januari 2016 in een prachtige nieuw pand waarmee de organisatie er, als kers op de taart, in jaarlijkse kosten op vooruit gaat. Zij hebben deze fysieke verhuizing aangegrepen om ook op digitaal gebied een verhuizing door te voeren; van een server in eigen beheer naar Microsoft 365/SharePoint Online.

Dit betekende dat alle medewerkers vanaf het nieuwe jaar een nieuwe manier van werken onder de knie moesten krijgen. Ook bestond er een deadline voor de 'oude' manier van werken wat voor sommigen uiteraard als bijzonder spannend werd ervaren.

Het traject

Tijdens deze dynamische periode heeft Mellaart Trainingen de gebruikers mogen trainen, begeleidenen, zeker niet onbelangrijk, geruststellen. Wij hebben de verschillende afdelingen geholpen bestanden op de juiste manier te delen of juist af te schermen, zodat hierin geen fouten werden gemaakt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de afdelingen P&O en MT, welke zowel algemene bestanden als zeer gevoelige informatie in SharePoint plaatsen.

Ook hebben we bijzondere aandacht geschonken aan het goed gebruik van de krachtige zoekfuncties binnen SharePoint. Uiteraard hebben wij alle cursisten in een passend, digitaal naslagwerk voorzien.

Alle medewerkers hebben één dag hands-on SharePoint/Microsoft 365 training gekregen. Belangrijke onderwerpen waren OneDrive, samenwerken op de computer en in de online web-apps, werken met bibliotheken en lijsten, mededelingen en andere informatie plaatsen op het intranet en het optimaal benutten van Delve. 

Het resultaat

Een aantal weken erna werd er, voor wie daar behoefte aan had, een terugkomdag georganiseerd. Zeer specifieke vragen konden vooraf ingediend worden zodat we ons daar goed op voor konden bereiden en de dag efficiënt konden gebruiken.

Omdat de cursisten zo enthousiast waren over de trainingen wilden ze graag meer leren. Tijdens de SharePoint/Microsoft 365 training werd bijv. vrij kort ingegaan op OneNote waarna er besloten is om een volledige OneNote training te organiseren voor degenen die er enthousiast over waren geworden en graag de diepte in wilden.

Ook was er veel behoefte aan Outlook Time Management. Dit is een training voor gevorderde Outlook gebruikers. In het eerste deel van de training worden de basisprincipes van timemanagement uitgelegd, en hoe deze kunnen worden toegepast in het verwerken van e-mails en het plannen van afspraken. De rest van de dag wordt een groot aantal handige functies, instellingen en trucjes uitgelegd, om zo efficiënt mogelijk in Outlook te werken.