In het kortWaar dit artikel over gaat
Twee vragen komen bij ons het vaakst binnen over Copilot, en ze spreken elkaar tegen. De eerste is of die gratis Copilot eigenlijk wel ergens goed voor is. De tweede is waarom de betaalde licentie nodig zou zijn als er al een Copilot in het scherm staat. Beide vragen komen voort uit hetzelfde probleem: er staan inmiddels drie dingen in Microsoft 365 die Copilot heten en niemand heeft opgeschreven waar de een stopt en de ander begint.
Dit artikel zet die grens wel op papier, zonder u naar de ene of de andere kant te duwen. U leest wat Copilot Chat vandaag kan, wat hij aantoonbaar niet kan, wat uw beheerder moet aanzetten voordat het werkt, en op welk moment een betaalde licentie zichzelf terugverdient. De bedragen zelf staan in een apart artikel over wat Microsoft 365 Copilot kost; hier gaat het over de functionaliteit.
Voor de leidinggevende die wil weten of er eerst betaald moet worden voordat er iets te zien is, en voor de beheerder die de vraag krijgt waarom de ene collega wel een Copilot-knop in Word heeft en de andere niet. De informatie is gecontroleerd op de documentatie van Microsoft van 12 september 2026. Microsoft wijzigt hier regelmatig iets aan, dus de bronnen staan onderaan met datum.
01"Gratis" betekent hier: inbegrepen
Copilot Chat is geen proefperiode en geen beperkte versie die na dertig dagen dichtvalt. Hij zit inbegrepen bij een abonnement dat u toch al betaalt, en hij blijft. Dat onderscheid is belangrijker dan het lijkt, want het betekent dat u er geen aankoopbeslissing voor hoeft te nemen en er ook geen budget voor hoeft vrij te maken.
De abonnementen waar Copilot Chat bij zit, zijn Microsoft 365 Business Basic, Business Standard en Business Premium, de enterprisevarianten E3, E5 en E7, de frontlijnvarianten F1 en F3, de losse Teams-abonnementen inclusief Teams Essentials en Teams Rooms, en aan Office 365-kant E1, E1 Plus, E3, E5 en F3. Voor het onderwijs gelden de A-varianten, voor de overheid de G-varianten. Ook de licenties met de toevoeging "(no Teams)" vallen eronder.
Er is een voorwaarde die in de praktijk vaker misgaat dan de licentie: de gebruiker moet zich aanmelden met een Microsoft Entra-werkaccount. Wie op zijn werklaptop naar copilot.microsoft.com gaat en daar met een persoonlijk Microsoft-account inlogt, gebruikt de consumentenversie. Die ziet er bijna hetzelfde uit en valt niet onder de zakelijke bescherming die verderop in dit artikel staat.
Copilot Chat is een recht dat aan het abonnement hangt, geen licentie die wordt toegekend. In de lijst met producten onder E3 of E5 staat dus geen regel met Copilot erin, en dat leidt met enige regelmaat tot de conclusie dat de organisatie het niet heeft. Controleer het aan de gebruikerskant: meld u aan op m365copilot.com met een werkaccount en kijk of er een groen schild boven in het venster staat.
02Drie labels, drie verschillende ervaringen
Microsoft toont sinds 2026 een label in de toepassingen zelf, zodat een gebruiker kan zien welke variant hij voor zich heeft. Dat label verklaart vrijwel alle verwarring op de werkvloer, want twee collega's met hetzelfde abonnement kunnen een verschillend label hebben.
| Label | Wat de gebruiker heeft | Wat dat in de praktijk betekent |
|---|---|---|
| Copilot Chat (Basic) | Geen betaalde uitbreiding, geen Copilot in Word, Excel, PowerPoint en OneNote | Chatten in de browser, in Teams en in Outlook, met het web en met wat u zelf meestuurt. |
| Microsoft 365 Copilot (Basic) | Geen betaalde uitbreiding, wel standaardtoegang tot Copilot in de toepassingen | Ook concepten schrijven in Word, formules in Excel en een presentatie opzetten, zonder voorrang bij drukte. |
| Microsoft 365 Copilot (Premium) | De betaalde uitbreiding | Alles hierboven, plus toegang tot uw eigen organisatiegegevens en voorrang op de capaciteit. |
De middelste regel is de minst bekende en voor veel organisaties de interessantste. Zonder een euro uit te geven hebben gebruikers in Word, Excel, PowerPoint en OneNote een beperkte set Copilot-functies: een concept schrijven of herschrijven, gegevens analyseren en formules opstellen, een presentatie opzetten of samenvatten, in Outlook een e-mail opstellen en een gesprek samenvatten, in Teams een vergadering laten samenvatten en transcriberen, en in Forms vragen laten bedenken. Of uw organisatie die middelste variant heeft, hangt af van hoe uw omgeving is ingericht en van de beschikbare capaciteit op dat moment.
Dat laatste is geen detail. Microsoft noemt dit standaardtoegang: die is afhankelijk van hoe druk het is en kan door de dag heen wisselen. Wordt het te druk, dan krijgt de gebruiker een melding, of een ander model dat de taak afmaakt. Werk dat loopt, wordt niet afgebroken. Voor incidenteel gebruik merkt niemand daar iets van. Voor iemand die er elke ochtend om negen uur op rekent, is het hinderlijk, en dan betaalt u met de uitbreiding in feite voor zekerheid.
03Wat u vandaag kunt zonder te betalen
De lijst is langer dan de meeste mensen verwachten. Wat hieronder staat, werkt met een werkaccount en zonder aanvullende licentie:
- Chatten met gegevens van het web. Copilot Chat haalt informatie op via Bing wanneer dat het antwoord beter maakt. De beheerder kan dat uitzetten, en in sommige overheidsomgevingen staat het standaard uit.
- Bestanden uploaden en laten analyseren. Word-documenten, pdf's, Excel-bestanden en meer. U sleept het bestand in het venster, kiest het via de plusknop, of typt een schuine streep om een bestand te zoeken waar u toegang toe heeft. Daarna kunt u laten samenvatten, vergelijken en doorrekenen.
- Rekenen en grafieken maken met Python. Copilot Chat kan code uitvoeren voor analyses die met een gewoon antwoord niet lukken.
- Afbeeldingen laten maken en afbeeldingen aanleveren. Beide vallen onder standaardtoegang, en beide kunnen door de beheerder worden beperkt.
- Werken met wat u openstaan heeft. In Teams en Outlook is Copilot Chat op de hoogte van het gesprek of bericht dat u open heeft. In de Word-, Excel- en PowerPoint-agents binnen Copilot Chat geldt hetzelfde voor het bestand dat u open heeft.
- Een webpagina of pdf samenvatten in Edge. Copilot Chat in de zijbalk van Edge leest de pagina die u voor u heeft, inclusief een intranetpagina als die toegang is aangezet.
- Uw hele postvak in Outlook. Sinds 1 juli 2026 redeneert Copilot Chat in Outlook niet meer alleen over het bericht dat openstaat, maar over uw volledige postvak, agenda en vergaderingen, en over bedrijfsgegevens waar u via Microsoft 365 al bij mag. Uitdrukkelijk zonder betaalde licentie.
- Dicteren en laten voorlezen. Een opdracht inspreken en een antwoord laten voorlezen kan. Het gesprek in real time voeren met uw stem is voorbehouden aan de betaalde variant.
- Gesprekken teruglezen en een Copilot Page maken, waarin u een antwoord bewaart en samen met collega's bewerkt. Voor dat laatste is een OneDrive-licentie nodig, die u vrijwel zeker al heeft.
- Agents gebruiken en zelf bouwen in de Agent Builder, zolang die agents zich baseren op instructies en openbare websites. Wat daarbuiten valt, staat in sectie 06.
Die Outlook-uitbreiding van juli verdient aparte aandacht. Voor de medewerker die vooral met e-mail en agenda worstelt, verschuift daarmee een groot deel van de winst naar de gratis variant. Het is meteen een goede plek om te beginnen met meten wie er uit zichzelf iets mee doet, voordat u licenties koopt.
04Waar het ophoudt
Er is één verschil dat alle andere verschillen verklaart. Copilot Chat heeft geen toegang tot Microsoft Graph, Work IQ en de semantische index. Dat is de laag waarmee Copilot uit zichzelf door uw e-mail, vergaderingen, chats, documenten en sites kan zoeken, binnen de rechten die u al had.
Het gevolg is heel praktisch. Zonder die laag moet de gebruiker de context aanleveren. Met die laag zoekt Copilot hem zelf op. Dat is het verschil tussen "vat deze drie bestanden samen" en "waar staan we met dit project". De eerste vraag lukt zonder licentie, de tweede niet.
| Mogelijkheid | Copilot Chat | Met de betaalde uitbreiding |
|---|---|---|
| Chatten met gegevens van het web | Ja | Ja |
| Bescherming van bedrijfsgegevens | Ja | Ja |
| Bestanden uploaden en laten analyseren | Ja | Ja |
| Afbeeldingen laten maken | Ja | Ja |
| Organisatiecontext in Outlook | Ja, binnen de ondersteunde situaties | Ja |
| Zelf zoeken in al uw Microsoft 365-gegevens | Nee | Ja |
| Microsoft Graph, Work IQ en semantische index | Nee | Ja |
| Copilot Search over alle bronnen | Nee | Ja |
| Voorrang bij drukte | Nee | Ja |
| Gesprek voeren met uw stem, in real time | Nee | Ja |
| Agents die in uw eigen bronnen zoeken | Tegen verbruikskosten | Inbegrepen |
Wat op deze lijst opvalt, is dat de eerste vier regels identiek zijn. Onder de motorkap draait Copilot Chat op hetzelfde model als de betaalde variant; het verschil zit in de bronnen waar hij bij mag en in de voorrang bij drukte. Dat maakt hem uitstekend geschikt om te leren opdrachten geven, wat het onderwerp is van onze training prompt engineering, en om te ontdekken welk werk zich hier eigenlijk voor leent.
05Acht vragen uit de praktijk
Abstracte tabellen overtuigen zelden. Hieronder staan acht opdrachten die bij ons in trainingen langskomen, met per opdracht of hij lukt zonder betaalde licentie en waarom.
| De opdracht | Zonder licentie | Waarom |
|---|---|---|
| "Vat dit contract van veertien pagina's samen en noem de opzegtermijnen." | Lukt | U uploadt het bestand zelf; Copilot Chat leest mee. |
| "Schrijf een nette afwijzing op deze offerteaanvraag." | Lukt | In Outlook werkt Copilot Chat met het bericht dat u openstaan heeft. |
| "Wat is er in mijn postvak blijven liggen van vorige week?" | Lukt | Sinds 1 juli 2026 redeneert Copilot Chat in Outlook over het hele postvak en de agenda. |
| "Welke afspraken hebben we met deze leverancier gemaakt?" | Lukt niet | Daarvoor moet Copilot zelf door documenten en sites zoeken. Dat vraagt Microsoft Graph. |
| "Maak een presentatie op basis van dit projectplan." | Deels | In Copilot Chat lukt het met het bestand erbij. De volwaardige versie in PowerPoint zit in de betaalde variant. |
| "Vat de vergadering van gisteren samen die ik gemist heb." | Deels | Teams kan een vergadering samenvatten en transcriberen bij standaardtoegang, maar niet elke organisatie heeft die variant. |
| "Zoek in onze SharePoint op welke versie van het handboek geldt." | Lukt niet gratis | Kan met een agent die op die site is gericht, en die rekent per gebruik af. |
| "Analyseer deze verkoopcijfers en maak er een grafiek van." | Lukt | Het bestand gaat mee met de opdracht; Copilot Chat rekent met Python. |
De regels met "lukt niet" hebben iets gemeenschappelijks: er wordt gevraagd naar iets wat ergens in de organisatie staat, zonder te zeggen waar. Dat is precies het werk dat de betaalde uitbreiding uit handen neemt, en het is ook het werk waar het meeste tijd in gaat zitten. Wie vooral schrijft, samenvat en analyseert, komt met de gratis variant verder dan verwacht.
06Wat de beheerder moet regelen
Inbegrepen betekent niet dat er niets te doen is. Vier instellingen bepalen of Copilot Chat in uw organisatie bruikbaar is, en ze staan niet allemaal goed zodra u begint.
- Zoeken op het web aanzetten. Zonder deze instelling valt de belangrijkste bron weg. Hij wordt beheerd via het beleid voor webzoeken in de Cloud Policy-dienst voor Microsoft 365.
- Copilot Chat vastzetten in de toepassingen. Zichtbaarheid bepaalt gebruik. Staat het pictogram niet in Teams en Outlook, dan vindt de helft van de mensen het nooit.
- De rol van AI-beheerder toekennen. Daarmee kan iemand de Copilot-instellingen beheren zonder dat die persoon algemeen beheerder hoeft te zijn.
- Beslissen over agents en afbeeldingen. Agents die in gedeelde bedrijfsgegevens zoeken, staan standaard uit voor gebruikers zonder licentie. Het genereren van afbeeldingen is apart te regelen.
Er is ook een rapport dat weinig organisaties kennen: het gebruiksrapport voor Copilot Chat in het beheercentrum laat zien hoeveel mensen het gebruiken, hoeveel opdrachten er worden gegeven en hoe dat zich over zeven, dertig, negentig en honderdtachtig dagen ontwikkelt. Dat rapport werkt ook voor gebruikers zonder betaalde licentie. Daarmee heeft u de goedkoopste nulmeting die er bestaat, en een feitelijke onderbouwing voor de vraag hoeveel licenties u straks nodig heeft. Hoe u dat aanpakt, staat uitgewerkt in waarom de uitrol van Copilot vastloopt.
07Agents: waar de meter begint te lopen
Agents zijn het deel waar gratis en betaald door elkaar heen lopen, en waar organisaties zich het vaakst op verkijken. De scheidslijn is scherper dan hij lijkt en hangt af van één vraag: waar haalt de agent zijn kennis vandaan?
Een agent die het moet doen met instructies en openbare websites kost niets extra. Die is beschikbaar zonder licentie, staat in de winkel binnen uw bestaande instellingen, en uw gebruikers kunnen er zelf een bouwen in de Agent Builder vanuit het chatvenster. Denk aan een agent die uw eigen tekstrichtlijnen kent en op basis daarvan meeleest, of een agent die vragen beantwoordt op basis van uw openbare website.
Een agent die bij gedeelde bedrijfsgegevens moet, in SharePoint of via een connector, wordt afgerekend op verbruik in Copilot Credits. Voor gebruikers zonder licentie staat dat standaard uit; de beheerder zet het aan door een vooruitbetaald tegoed of een verbruiksregeling te koppelen. Wat een antwoord kost, hangt af van hoe de agent gebouwd is: één antwoord dat eerst uw documenten doorzoekt en daarna iets samenstelt, verbruikt een veelvoud van een eenvoudig antwoord.
Verbruik wordt zichtbaar in het beheercentrum per agent, per gebruiker en per beleid, en er komt een signaal zodra één gebruiker meer dan tweeduizend credits verbruikt. Dat is nuttig, maar het is een terugblik. Wie zonder budgetgrens begint, ziet de omvang pas op de eerste factuur. De bedragen staan in wat kost Microsoft 365 Copilot echt; hoe u een agent bouwt die niet onnodig verbruikt, is het onderwerp van onze training Copilot Studio.
08Wat er met uw gegevens gebeurt
De vraag die bij elke organisatie terugkomt, en terecht: als het niets kost, wat gebeurt er dan met wat wij erin typen? Het antwoord is dat Copilot Chat voor gebruikers met een Entra-werkaccount onder enterprise gegevensbescherming valt, en dat die bescherming geen meerprijs heeft.
Concreet betekent dat vier dingen. Opdrachten en antwoorden vallen onder dezelfde contractuele voorwaarden als uw e-mail in Exchange en uw bestanden in SharePoint. Ze worden niet gebruikt om modellen te trainen. Ze worden vastgelegd in Exchange, zodat controle en eDiscovery mogelijk blijven, wat voor een aantal sectoren een voorwaarde is om er überhaupt mee te mogen werken. En bestanden die een gebruiker uploadt, komen in zijn eigen OneDrive voor Bedrijven terecht, waar hij ze zelf kan verwijderen.
Voor gebruikers in de Europese Unie geldt daarnaast de EU-datagrens: hun verkeer blijft binnen die grens. Uw bestaande rechten, bewaarbeleid en gevoeligheidslabels blijven gewoon van toepassing, en Copilot voegt geen toegang toe die iemand nog niet had.
Copilot Chat toont boven in het venster een groen schild zodra de zakelijke bescherming actief is. Ontbreekt dat schild, dan is de gebruiker aangemeld met een persoonlijk account en gelden deze afspraken niet. Dat is het enige wat u uw medewerkers hoeft te leren voordat zij hun eerste bedrijfsdocument uploaden, en het is precies de reden waarom wij er in elke Copilot Chat-training mee beginnen.
09Wanneer u wel moet betalen
Er zijn vier situaties waarin de gratis variant aantoonbaar tekortschiet. Herkent u er geen van, dan is er weinig reden om te betalen voordat u gemeten heeft.
- Copilot moet zelf zoeken. Zodra de vraag "waar staat dat" onderdeel is van het werk, heeft u Microsoft Graph nodig en dus de uitbreiding.
- Er wordt de hele dag op geleund. Standaardtoegang is prima voor incidenteel gebruik en frustrerend voor wie er zijn werk op inricht.
- De volledige Copilot in de toepassingen. Wie in Word en Excel de complete ervaring wil met voorrang bij drukte, komt met de tussenvariant niet uit.
- Veel agents op eigen bronnen. Bij intensief gebruik wordt verbruik afrekenen duurder dan een licentie. Waar dat omslagpunt ligt, hangt af van hoe die agents gebouwd zijn.
Voor alle andere gevallen is er een goedkopere volgorde. Zet Copilot Chat vier weken open voor de afdeling waar u aan denkt, leer mensen ermee werken, en kijk in het gebruiksrapport wie het uit zichzelf oppakt. Die lijst is een betere verdeelsleutel voor licenties dan elke inventarisatieronde vooraf, en hij kost niets. Speelt daarnaast nog de vraag welk hulpmiddel het moet worden, dan zet Copilot, ChatGPT of Claude de vier platformen op een rij, en op de pagina over AI-tools en Copilot staat welke training bij welke situatie hoort.
Tot slotNuchtere conclusie
De gratis Copilot is geen uitgeklede demo en ook geen vervanging van de betaalde. Het model eronder is hetzelfde; u levert alleen zelf de context aan. Voor schrijven, samenvatten, analyseren en sinds juli ook voor het postvak komt u daar verrassend ver mee. Voor de vraag wat er ergens in de organisatie is afgesproken, komt u er niet.
Wat organisaties in de praktijk tegenhoudt, heeft zelden met de licentie te maken. Meestal weet simpelweg niemand wat er al klaarstaat. De grootste winst die wij in trainingen zien zit dan ook in mensen die ontdekken welk deel van hun werk zich hier eigenlijk voor leent, en niet in een knop die aangezet wordt. Dat kunt u leren met wat u vandaag al heeft, en pas daarna kopen wat er dan nog ontbreekt.
Wilt u dat begeleid doen, dan is onze training over Copilot Chat daar precies op gebouwd: werken met wat er zonder licentie al is, met eigen documenten en eigen vragen. Loopt het gesprek vooral over de uitrol en niet over de knoppen, dan is de training AI-adoptie een beter beginpunt. Wilt u eerst zelf doorlezen wat Copilot in de toepassingen precies doet, dan staat dat uitgeschreven in de complete gids over Microsoft 365 Copilot.
BronnenGeverifieerd op 12 september 2026
- learn.microsoft.com – Overzicht van Microsoft Copilot Chat, de vergelijkingstabel met Microsoft Copilot, de drie labels in de toepassingen en de uitleg over standaardtoegang
- learn.microsoft.com – Microsoft Copilot Chat beheren, de volledige lijst met abonnementen waar Copilot Chat bij zit en het intrekken van toegang
- learn.microsoft.com – Minimale vereisten voor Microsoft Copilot Chat, het Entra-account, het aanzetten van webzoeken, de rol van AI-beheerder en het vastzetten in de toepassingen
- learn.microsoft.com – Microsoft Copilot overzicht, de drie licentievarianten naast elkaar en wat Microsoft 365 Copilot (Basic) in Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Teams en Forms doet
- learn.microsoft.com – Veelgestelde vragen over Copilot Chat, de functielijst met Copilot Pages, bestanden uploaden, afbeeldingen, code interpreter, dicteren en voorlezen, en de opmerking dat real-time spraak alleen voor licentiehouders is
- learn.microsoft.com – Privacy en bescherming in Copilot Chat, de vier manieren om organisatiegegevens mee te geven, het vastleggen in Exchange en het groene schild
- learn.microsoft.com – Enterprise gegevensbescherming, de contractuele voorwaarden, het niet trainen op uw gegevens en de EU-datagrens
- learn.microsoft.com – Agents gebruiken in Microsoft Copilot Chat, agents op instructies en openbare websites zonder meerprijs, agents op gedeelde bedrijfsgegevens op verbruiksbasis en standaard uit
- learn.microsoft.com – Releaseopmerkingen Microsoft Copilot, de uitbreiding van 1 juli 2026 waarmee Copilot Chat in Outlook over het hele postvak, de agenda en vergaderingen redeneert zonder betaalde licentie
- learn.microsoft.com – Het gebruiksrapport voor Copilot Chat, actieve gebruikers en opdrachten over zeven tot honderdtachtig dagen, voor alle licentievormen
- learn.microsoft.com – Vereisten voor Copilot Pages en Copilot Notebooks, de OneDrive-licentie die voor Copilot Pages nodig is
- support.microsoft.com – Standaardtoegang tegenover voorrangstoegang, welke functies het raakt en wat er gebeurt als de capaciteit vol zit